Стилі, схема і структура документа

Стилі.Стиль — набір параметрів форматування, який застосовують до тексту документа для швидкої зміни його зовнішнього вигляду.
Стилі дають змогу в одній дії застосувати відразу весь набір атрибутів форматування, стандартизувати оформлення документів, скоротити термін їх створення. Всі стилі належать до спеціальної таблиці стилів. Розрізняють стиль символів, абзаців, заголовків, текстів, анотацій, приміток, номерів сторінок тощо.
Є вбудовані стилі та стилі користувачів. Перші призначені для форматування стандартних складових документа, їх можна модифікувати, але не вилучати. Власні стилі користувачі створюють безпосередньо або шляхом модифікування наявних.

Вибір різних атрибутів форматування, наприклад абзацу або таблиці, вимагає певних витрат часу на вибір імені і розміру шрифту, зображення, міжрядкового інтервалу, інтервалу між абзацами, відступів від лівого і правого полів і тому подібне При форматуванні таблиці у ряді випадків слід встановити до якого елементу необхідно застосувати форматування до рядка заголовка, стовпця  і тому подібне. 

Для прискорення роботи вибраним атрибутам форматування можна привласнити ім'я стилю і надалі використовувати це ім'я. Використання різних стилів дозволяє створити привабливий і легко читаний документ. 

У Microsoft Office розрізняють стиль знаку (символу), абзацу і таблиці. Стиль знаку дозволяє відформатувати виділений текст, задавши назву шрифту, його розмір і форматування, і привласнити йому унікальне ім'я стилю. Відмітна особливість стилю знаку полягає в тому, що він поширюється лише на певний фрагмент тексту, а не на весь абзац. У стилі абзацу задають атрибути формату символів, міжрядковий інтервал, вирівнювання тексту, відступи, позиції табуляції. Стиль абзацу — сукупність декількох форматів абзацу і символів, яким привласнено унікальне ім'я стилю. Стиль таблиці — сукупність декількох форматів, використовуваних в таблиці, її стовпці або вічку, яким привласнено унікальне ім'я стилю. 

Вибір стилю 

Для відображення області завдань Стилі і форматування у вікні документа потрібно натиснути кнопку Стилі і форматування на панелі інструментів Форматування  або вибрати команду Стилі і форматування  у меню Формат. Для зняття форматування з виділеного тексту в списку Стиль потрібно вибрати рядок Очистити формат.

Окремі елементи області завдань Стилі і форматування  мають наступне призначення: 

•  розкриваючий список Форматування виділеного тексту відображує стиль поточного абзацу або виділеного тексту. Якщо підвести покажчик миші до назви стилю в списку то висвітиться його детальна характеристика, наприклад, Заголовок 1: Звичайний шрифт: 24 pt, напівжирний, підкреслення  і т.д.; 
•  кнопка Виділити все  дозволяє виділити всі приклади поточного стилю; 
• кнопка Створити стиль відкриває діалогове вікно Створення стилю, що дозволяє створити або змінити стилі і шаблони; 
• у списку Виберіть форматування для вживання  представлені стилі, перераховані в списку, що розкривається. Праворуч від більшості елементів списку видно значок, що відображує типа стилю: знаковий, абзацний, табличний; 
•  за допомогою списку, що розкривається Показати  можна задати які стилі відображуватимуться в списку;  аби проглянути всі встановлені стилі Word, можна вибрати в списку Показати  елемент Все і проглянути їх.

  Якщо не вибирати інший стиль при введенні нового тексту, то за умовчанням в документах, заснованих на шаблоні Normal використовуватимуться елементи форматування стилю Звичайний (Normal). 

Створення нового стилю 

Новий стиль створюють за допомогою інструментальної панелі форматування або діалогового вікна «Стиль».  

У першому випадку виділяють як зразок абзац тексту і задають для нього необхідні параметри форматування символів та абзаців. Потім активізують список стилів  і вводять у нього ім'я нового стилю. Для оформлення одним стилем кількох абзаців їх слід спочатку виділити, а потім застосувати до них вибраний стиль. 

У другому випадку за допомогою параметра «Создать» активізують вікно «Создание стиля». 

У ньому задають: 

• тип нового стилю (стиль абзацу або стиль символів) і його ім'я; 

• ім'я базового стилю або відмову від нього; 

• режим форматування («Формат») всіляких об'єктів тексту (символів, абзаців, точок табуляції та ін.). 

Новий стиль можна скопіювати в шаблон документа, що редагується («Добавить в шаблон»), поширити на наступні абзаци, а також пов'язати з вибраною комбінацією клавіш. 

Створений таким чином новий стиль заносять командою ОК у таблицю стилів. 

Модифікація стилю 

Зміну наявного стилю, як і створення нового, виконують за допомогою панелі форматування або діалогового вікна «Стиль». 

У першому випадку до виділеного абзацу застосовують стиль, що передбачають модифікувати. Потім змінюють потрібні параметри форматування й у списку стилів знову вибирають ім'я початкового стилю. Після виконання команди ОК останній буде перевизначеним без зміни початкового імені або з ім'ям-синонімом. 

Схема документа

Схема документа — це окрема область, в якій відображається список заголовків документа. Схема документа дає змогу швидко переміщатися по документа та відстежувати поточне розташування в ньому.

 Область схеми документа

 Документ

Під час вибирання заголовка в області схеми документа Microsoft Word переходить до відповідного заголовка в документі, відображає його у верхній частині екрана і виділяє заголовок в області схеми документа.

Для схеми документа можна вибрати ступінь деталізації, наприклад, вибрати режим відображення всіх заголовків або лише заголовків верхнього рівня, або відображати або приховувати додаткові відомості для певних заголовків. Крім того, можна установлювати шрифт і розмір заголовків у схемі документа, а також змінювати колір виділення активного заголовка.

Структура документа

Зовнішній вигляд документа визначається саме оформленням. І можна було б повністю визначити вигляд навіть достатньо складного документа за допомогою виняткових засобів оформлення. Наприклад, заголовки можна виділити крупнішим шрифтом і включити вирівнювання по центру.

Проте так поступати небажано. І до того є декілька причин.

По-перше: що, якщо раптом потрібно було всі заголовки оформити курсивом? Доведеться уручну шукати кожен заголовок і включати для нього курсив. У великому документі це може бути достатньо довго.

Більш того. Підготовлений в ТП текст може бути потрібно підготувати, наприклад, до друку в книзі або журналі, або до публікації на WWW. Стандарти оформлення тексту можуть бути самими різними. Може трапитися, що як всі види заголовків, так і сам текст потрібно оформити зовсім по-іншому. Всі потрібні зміни довелося б вносити уручну – а це довга і нудна робота.

По-друге: у достатньо великому документі має сенс помістити зміст, список всіх розділів з вказівкою, на якій сторінці яку з них шукати. Звичайно, можна знайти кожен потрібний заголовок і скласти список. Але далі при будь-якій зміні документа доведеться знову ж таки уручну перевіряти – на яких сторінках які розділи тепер починаються? Чи не потрібно змінити зміст?

Причина всіх цих проблем – в тому, що в подібному документі немає інформації про структуру. Для текстового процесора є просто “абзац, оформлений особливим чином”, – але не “заголовок розділу”.

Структура документа – це інформація про його логічне розділення

У складному документі є не просто слова і абзаци, оформлені певним чином, – але, як мінімум, розділи (розділи і тому подібне) з їх заголовками.

Сучасні текстові процесори дозволяють працювати саме із структурою документа. Оформлення при цьому залежить від структури. Тому можна дуже легко міняти оформлення окремих елементів структури – зокрема, заголовків.

Коли ви створюєте складний документ, завжди прагніть указувати його структуру, а не обмежуватися оформленням. Вказати хоч би базову структуру (заголовки розділів) дуже просто. І це помітно спрощує подальшу роботу з документом – від створення змісту до підготовки до будь-якої публікації.

Крім того, вказівка структури дозволяє легше орієнтуватися у великому документі. Ви можете у будь-який момент “перескочити” на початок того або іншого розділу. Це називається навігація по структурі.